23/05/2018

Etape 2 : inscription de votre projet sur l'OpenAgenda

Si vous avez déjà créé votre compte sur Open Agenda, vous pouvez créer la fiche de votre action. Retrouvez une checklist en fin de document pour ne rien oublier.

Tout d’abord, assurez-vous d’avoir réuni toutes les informations nécessaires sur votre/vos action(s).

Liste des informations principales nécessaires :

  • Le type d’animation (atelier, animation, conférence, etc.)
  • Les thématiques / disciplines concernées
  • Les publics : scolaire ou non, tranches d’âges
  • Les conditions d’accès et modalités de réservation le cas échéant.
  • Une image (obligatoire)
  • Un titre accrocheur et court
  • Un descriptif court et un descriptif « long »
  • Des mots-clefs
  • Les jours et les horaires

Plus de détails dans la suite du document.

Si vous avez des difficultés à déterminer ces informations, n’hésitez pas à joindre votre interlocutrice de la Fête de la Science ou l’ensemble de l’équipe sur fetedelascience [at] sorbonne-universite.fr ou au 01 44 27 91 57.

Pour être guidé pas à pas dans la création de votre évènement Fête de la Science :

Connectez-vous à l’OpenAgenda de la Fête de la Science si ce n’est pas déjà fait. Il se trouve à cette adresse : https://openagenda.com/fetedelascience2018_idf (lien pour se connecter en haut à droite).

Si vous n'avez pas encore de compte sur cette plateforme, rendez-vous ici (étape 1).

Une fois connecté, votre unique action est de cliquer sur « Fête de la Science 2018 – Ile-de-France »

Puis de cliquer sur « ajouter un évènement ».

Dans un premier temps, complétez les informations sur votre compte

  • Organisation : laboratoire, association, UFR, labex, etc…
  • Prénom Nom : du porteur de projet
  • Fonction : du porteur de projet, au sein de son organisation

Vous accédez alors à votre première fiche événement :

 

Comment remplir parfaitement sa fiche événement

Voici des indications pour remplir au mieux les différents éléments demandés.

À noter : l’ensemble de ces éléments sont susceptibles d’être modifiés par l’équipe de la Fête de la Science avant d’être validés afin d’assurer l’harmonisation des différentes propositions d’actions. De plus, certaines informations renseignées sur l’OpenAgenda seront également publiées dans le programme papier.

 

Type d’animation (un seul choix possible)

Pour ce qui concerne la Fête de la Science Sorbonne Université, vous devez choisir uniquement parmi les « évènements ponctuels » qui vous sont proposés :

  • Atelier

Expérience, présentation ludique, échanges dynamiques, rallye … Ce format souvent court et informel trouve sa place sur le village des sciences (stand) ou en salle sur le campus.

  • Exposition

Des images, des objets, des cartes à montrer au public dans un espace dédié.

  • Jeu

Faire jouer le public pour lui permettre d’appréhender le monde scientifique : une démarche ludique et pédagogique à la fois.

  • Conférence
  • Rencontre / débat

Table ronde, ciné-débat, café des sciences, café philo, diabolo philo … Toutes les présentations devant un public désireux d’interagir avec vous.

  • Spectacle
  • Visite

Des visites organisées dans vos laboratoires ou simples portes ouvertes, autant de moments où les visiteurs découvriront vos environnements de travail et de recherche.

Attention : vous ne devez pas cocher les cases « évènement d’envergure » :

  • Village des sciences
  • Parcours scientifique
  • Salon
  • Festival

Il est aussi proposé plusieurs évènements d’envergure parmi les choix possibles. Néanmoins, ces propositions sont peu susceptibles de correspondre à votre animation.

Cas particuliers :

Je propose des ateliers dans mon laboratoire, que dois-je indiquer ? Votre action est à mi-chemin entre ateliers et visites de laboratoires.

Notre préconisation :

  • Si vous créez une fiche événement pour chacun des ateliers au sein de votre laboratoire, indiquez « Atelier » à chaque fois ;

Remarque : si, en plus des ateliers, vous proposez aux visiteurs de visiter librement ou avec un guide des salles de votre laboratoire, vous pouvez tout à fait créer un événement supplémentaire de type « Visite ».

  • Si vous créez une seule fiche pour l’ensemble des actions qui auront lieu dans votre laboratoire, indiquez « Visite ».

Je propose une exposition ET des animations sur mon stand, que dois-je indiquer ? Votre action est à mi-chemin entre exposition et atelier.

Notre préconisation :

  • Si votre exposition a lieu au sein du village, indiquez « Atelier ». Votre interaction avec les visiteurs autour de l’exposition est une forme d’animation.

Je ne sais pas quel type d’animation choisir pour mon action, que faire ?

Vous pouvez consulter nos préconisations pour les cas particuliers les plus courants. Si votre cas n’y figure pas, rapprochez-vous de votre interlocutrice au sein de l’équipe de la Fête de la Science de Sorbonne Université ou contactez-nous (fetedelascience [at] sorbonne-universite.fr).

 

Thématiques (plusieurs choix possibles)

Il s’agit de sélectionner la/les discipline(s) concernée(s) par votre action. Dans le doute, vous pouvez cocher toutes les thématiques qui vous semblent correspondre.

Assurez-vous de cocher au moins une des thématiques suivantes :

  • Sciences de la vie et de la santé ;
  • Sciences exactes (maths, physique, chimie) ;
  • Sciences de l’environnement (agronomie, écologie, développement durable) ;
  • Sciences de la Terre et de l’univers, de l’espace ;
  • Sciences numérique ;
  • Sciences humaines et sociales ;
  • Sciences de l’ingénieur.

Publics concernés (plusieurs choix possibles)

Sélectionnez les tranches d’âges correspondant au niveau de votre action. Cette sélection est particulièrement importante pour les actions destinées aux groupes scolaires. En effet le découpage proposé sur OpenAgenda est fait par niveaux scolaires mais propose également des choix plus larges pour les autres publics. Votre choix apparaitra sur le programme papier de la Fête de la Science Sorbonne Université. Nous vous recommandons donc de cocher les cases « familles » et « séniors » systématiquement et à minima une case contenant une tranche d’âge :

  • Maternelle (3-5 ans)
  • Primaire (5-10 ans)
  • Collège (11-14 ans)
  • Lycée (15-17 ans)
  • Etudiants (18-25 ans)
  • Familles
  • Seniors

Si vous proposez des animations réservées aux scolaires la semaine, pensez à cocher la case « scolaires » dans « public spécifique », situé plus bas dans le questionnaire.

Si votre activité peut s’adapter en fonction de l’âge, soyez le plus large possible. C’est particulièrement vrai pour des visites de laboratoire qui peuvent être une découverte pour les plus jeunes comme pour les adultes ainsi que pour certaines activités qui s’adaptent très bien à un public familial. De même, ne sous-estimez pas l’intérêt des adultes pour les formats les plus ludiques. L’émerveillement est une porte d’entrée vers les sciences quel que soit l’âge.

Attention : la Fête de la Science de Sorbonne Université reçoit habituellement peu de classes de maternelle. Si votre action s’adresse à ce public, informez-en l’équipe de la Fête de la Science en amont pour envisager un démarchage spécifique des enseignants.

 

Inscription nécessaire

  • Pour les scolaires, l’inscription est systématiquement nécessaire et se fait via le site de réservation, spécifié plus bas dans « outil d’inscription ».
  • Si votre évènement requiert également un système d’inscription pour le grand public, spécifiez-le dans sa description.

 

Reconduction

Vous avez la possibilité de préciser s’il s’agit d’une activité déjà proposée lors de l’édition 2017 ou d’un projet inédit.

 

Image (obligatoire)

L’image de votre événement sera mise en valeur sur le site fetedelascience.fr. Elle est le 1er élément, avec le titre, qui va attirer l’attention du public. La qualité esthétique et technique est déterminante pour l’internaute indécis, en découverte.

L’équipe de la Fête de la Science peut vous accompagner dans le choix de cette image. Si vous n’avez aucune image à disposition, nous vous invitons à contacter l’équipe de la Fête de la Science pour vous aider à trouver un visuel.

Même si OpenAgenda indique une résolution minimale de 500 pixels de largeur, le site de la Fête de la Science national préconise une résolution minimale de 900x600 pixels.

Les formats autorisés sont : jpeg et png.

Pensez à remplir également la partie « crédit photo » de l’image sélectionnée.

 

Descriptifs

 

Titre

Maximum 140 caractères. Préconisation 60 caractères maximum.

Le titre doit être attractif. Soyez inventif pour attirer l’attention du lecteur.

Conseils :

  • Le titre doit donner une idée du contenu tout en restant clair et concis. Vous pouvez faire mention à la discipline concernée ou au type d’activité. Les jeux de mots peuvent être intéressant mais n’en abusez pas, ils peuvent être contreproductifs ;
  • Supprimez tous les termes techniques et de jargon, ou alors utilisez-en un (et un seul) pour attiser la curiosité ;
  • Enlevez l’acronyme de votre structure : le public n’en connaît que rarement la signification. Vous pourrez indiquer votre structure dans la case « Organisateur » dédiée à cela. Si vous tenez à l’ajouter au titre, placez-le à la fin.

Exemple :

Plutôt que « Stand de l’ABJ : la phyto-lévitation dans le domaine des co-facteurs environnementaux et primordiaux » (qui n’existe évidemment pas), préférez : « Apprendre à faire voler les plantes en forêt »

Attention : ne pas écrire en majuscule.

 

Description (courte)

Maximum 200 caractères. Préconisation : une phrase de longueur moyenne.

Il s’agit d’une introduction, un court résumé qui apparaîtra sur le site fetedelascience.fr. Votre objectif est de donner envie.

Ce texte servira également de base pour le programme papier de la Fête de la Science de Sorbonne Université. Pour cette brève description, nous prodiguons donc les mêmes conseils que pour le titre.

 

Mots-clés (obligatoires)

Cet espace est destiné à ajouter des indications sur votre action. Sa première utilité est de préciser la thématique / discipline : climatologie, robotique, etc. Il est également possible de préciser le type d’action : projection, concours, etc. Séparez vos mots-clés avec une virgule afin de les valider. En parallèle, nous vous demandons d’ajouter également « Sorbonne Université » dans la liste.

Exemple : Sorbonne Université, climatologie, paléontologie, visite guidée

 

Description longue

Cette zone est limitée à 600 caractères.

En plus de donner envie, vous devez également donner des informations plus détaillées. Profitez-en pour :

  • Présenter vos éventuels « sous-ateliers » ;
  • Préciser le niveau nécessaire : pour débutants ou passionnés du sujet ? ;
  • Indiquer l’objectif de l’animation : découvrir le sujet, s’amuser avec les sciences, se poser des questions… ? ;
  • Détailler l’emplacement de votre laboratoire pour les visites ;
  • En cas d’inscription nécessaire, quelles en sont les modalités.

Conseils de rédaction web :

  • Hiérarchiser l’information : aller du synthétique à l’exhaustif.
  • Utiliser au maximum les outils de mise en page à votre disposition afin de hiérarchiser les informations (titres sur trois niveaux).
  • Faire court : dans l’idéal, les phrases font entre sept et vingt mots. Privilégier la structure simple sujet + verbe + complément.
  • Écrire lisiblement : éviter les majuscules, qui sont peu lisibles. Préférer les tournures actives qui sont plus dynamiques et plus directes. Enfin, placer de préférence les compléments en fin de phrase. Pour ce faire :

    • Ne pas utiliser l’italique
    • Penser à la liste à puces : elle permet d’aérer le contenu !
    • Attention d’utiliser les majuscules seulement pour les débuts de phrases et noms propres. Écrire un titre ou un texte en majuscule uniquement est proscrit.

Enfin, nous vous incitons à ajouter des liens vers des images (.jpg ou autre) et des vidéos (Youtube) ou des sites web en rapport avec votre action. Les liens seront automatiquement remplacés par l’image ou le lecteur vidéo de Youtube.

Si vous ne savez pas où héberger votre image, contactez-nous à fetedelascience [at] sorbonneuniversite.fr

 

Conditions

Selon votre cas, inscrivez une des indications suivantes :

  • Gratuit, entrée libre ;
  • Gratuit, entrée libre, sur réservation pour les groupes uniquement ;
  • Gratuit, sur réservation.

 

Outils d’inscription

  • Si vous accueillez des groupes scolaires, insérez le lien vers le site de réservation scolaire : http://fetedelascience.sorbonne-universites.fr/reservation/
  • Si une procédure de réservation est prévue pour des publics autres que scolaires, nous vous invitons à informer l'équipe de la Fête de la Science Sorbonne Université au préalable.

Accessibilité particulière

Cochez la case : plusieurs accessibilités possibles apparaissent. Par défaut, l’ensemble du village des sciences et la majorité des laboratoires du campus Pierre et Marie Curie sont accessibles aux handicapés moteurs.

 

Intervenants

Ce champ est particulièrement utile pour les conférences, tables rondes, etc. Dans ce cas, inscrivez le nom des participants, éventuellement accompagnés de leur fonction si cela est pertinent.

 

Organisateur, partenaire(s)

Dans la sélection « organisateur », indiquez votre structure. Signalez le nom des autres structures et collaborateurs qui portent l’action avec vous (laboratoire, association, composante, etc.) dans « partenaire(s) ».

 

Garantie de la qualité des informations scientifiques

Nous vous demandons de copier/coller la mentionner ci-dessous :

Toutes les activités proposées à la Fête de la Science Sorbonne Université sont conçues, organisées et animées par des chercheurs, des enseignants chercheurs et des étudiants tutorés, issus de Sorbonne Université.

 

Évènements liés

Nous vous chargeons de lier votre événement au "Village des Sciences Sorbonne Université".

Attention, tous les évènements Fête de la Science Sorbonne Université doivent être liés au « Village des Sciences Sorbonne Université », même s’ils n’ont pas lieu sur le campus Pierre et Marie Curie. Vous pouvez spécifier le lieu de votre évènement dans la partie suivante. Cette indication est nécessaire pour permettre à l’équipe de la Fête de la Science de Sorbonne Université de retrouver votre événement et de le valider pour permettre sa publication.

 

Lieu

  • Choisissez le lieu intitulé « Village des Sciences Sorbonne Université », si votre évènement se déroule sur le campus Pierre et Marie Curie.
  • Choisissez le lieu intitulé « Faculté de Médecine Sorbonne Université », si votre évènement se déroule sur le site de la Pitié-Salpêtrière.
  • Choisissez le lieu intitulé « Collection Auzoux de l’ESPE Sorbonne Université », si votre évènement s’y déroule.
  • Choisissez le lieu intitulé « Institut d’Etudes Slaves Sorbonne Université », si votre évènement s’y déroule.

Pour retrouver facilement ces lieux, vous pouvez commencer par taper « Sorbonne » et choisir parmi les suggestions. Si le lieu de votre action n’apparaît pas dans la liste ci-dessus, rapprochez-vous de l’équipe de la Fête de la Science.

 

Horaires

Soyez attentifs à n’ajouter des créneaux que sur la période de la Fête de la Science de Sorbonne Université : entre le 9 et le 14 octobre 2018.

Le village des sciences sera accessible au public de 10h à 18h les 12 et 13 octobre, et de 12h à 18h le 14 octobre 2018.

De plus, aucun événement ne pourra être validé s’il se déroule hors des dates nationales de la Fête de la Science : du 6 au 14 octobre 2018.

 

Et après ?

L’équipe de la Fête de la Science vérifie toutes les entrées sur l’interface OpenAgenda de la Fête de la Science, et soumet à publication les évènements dument remplis lorsque ceux-ci répondent aux consignes énoncées ci-dessus.

Date limite pour renseigner vos évènements sur l’OpenAgenda : vendredi 15 juin 2018.