24/05/2017

Etape 2 : informations pour remplir sa fiche événement

Si vous avez déjà créé votre compte sur Open Agenda, vous pouvez créer la fiche de votre action. Retrouvez une checklist en fin de document pour ne rien oublier.

Tout d’abord, assurez-vous d’avoir réuni toutes les informations nécessaires sur votre/vos action(s).

Liste des informations principales nécessaires :

  • Le type d’animation (atelier, animation, conférence, etc.)
  • Les thématiques / disciplines concernées
  • Les publics : scolaire ou non, tranches d’âges
  • Les conditions d’accès et modalités de réservation le cas échéant.
  • Une image (obligatoire)
  • Un titre accrocheur
  • Un descriptif court et un descriptif « long »
  • Des mots-clefs
  • Les horaires

Plus de détails dans la suite du document.

Si vous avez des difficultés à déterminer ces informations, n’hésitez pas à joindre votre interlocuteur de la Fête de la science ou l’ensemble de l’équipe sur fetedelascience [at] upmc.fr ou au 01 44 27 91 57

Ensuite, connectez-vous à l’OpenAgenda de la Fête de la science si ce n’est pas déjà fait. Il se trouve à cette adresse : openagenda.com/fetedelascience2017 (lien pour se connecter en haut à droite)

Si vous n'avez pas encore de compte sur cette plateforme, rendez-vous ici.

Une fois connecté, votre unique action est de cliquer sur « Ajouter un événement »

Vous accédez alors à votre première fiche événement

Comment parfaitement remplir ma fiche événement

Voici des indications pour remplir au mieux les différents éléments demandés.

A noter : l’ensemble de ces éléments sont susceptibles d’être modifiés par l’équipe de la Fête de la science avant d’être validés afin d’assurer l’harmonisation des différentes propositions d’actions.

Type d’animation (un seul choix possible)

Pour ce qui concerne le village des sciences de Sorbonne Universités, vous avez à choisir principalement entre :

  • Atelier
    Expérience, présentation ludique, échanges dynamiques, … Ce format souvent court et informel trouve sa place sur le village des sciences ou dans votre laboratoire.
  • Exposition
    Des images, des objets, des cartes à montrer au public dans un espace dédié.
  • Jeu / serious game
    Faire jouer le public pour lui permettre d’appréhender le monde scientifique : une démarche ludique et pédagogique à la fois.
  • Conférence / rencontre
    Table ronde, ciné-débat, déclamation, … Toutes les présentations devant un public potentiellement nombreux et désireux d’interagir avec vous.
  • Visite
    Des visites organisées dans vos laboratoires ou simples portes ouvertes, autant de moments où les visiteurs découvriront vos environnements de travail.

Il est également possible que votre action soit de type Café des sciences, Fablab, Spectacle vivant ou Sortie / rallye / parcours / balade. En cas de doute, demandez conseil à l’équipe de la Fête de la science.

Attention: ne choisissez pas l'option "village des sciences" !

Cas particuliers :

Je propose des ateliers dans mon laboratoire, que dois-je indiquer ?

Votre action est à mi-chemin entre ateliers et visites de laboratoires.
Notre préconisation :

  • si vous créez une fiche événement pour chacun des ateliers au sein de votre laboratoire, indiquez « Atelier »à chaque fois ;
    Remarque : si, en plus des ateliers, vous proposez aux visiteurs de visiter librement ou avec un guide des salles de votre laboratoire, vous pouvez tout à fait créer un événement supplémentaire de type « Visite ».
  • si vous créez une seule fiche pour l’ensemble des actions qui auront lieu dans votre laboratoire, indiquez « Visite ».

Je propose une exposition ET des animations sur mon stand, que dois-je indiquer ?

Votre action est à mi-chemin entre exposition et atelier.
Notre préconisation :

  • si votre exposition a lieu au sein du village, indiquez « Atelier ». Votre interaction avec les visiteurs autour de l’exposition est une forme d’animation.

Je ne sais pas quel type d’animation choisir pour mon action, que faire ?

Vous pouvez consulter nos préconisations pour les cas particuliers les plus courants. Si votre cas n’y figure pas, rapprochez-vous de votre interlocuteur au sein de l’équipe de la Fête de la science de Sorbonne Universités ou contactez-nous (fetedelascience [at] upmc.fr).

 

Thématiques (plusieurs choix possibles)

Il s’agit de sélectionner la/les discipline(s) concernée(s) par votre action. Dans le doute, vous pouvez cocher toutes les thématiques qui vous semblent correspondre.

Autant que possible, pour les actions destinées à un public scolaire, assurez-vous de cocher au moins une des thématiques suivantes qui seront privilégiées par les enseignants dans leurs recherches :

  • Biologie et santé ;
  • Histoire, géographie, sociologie, science politique ;
  • Lettres, langues, philosophie ;
  • Maths, physique, chimie ;
  • Sciences de la terre.
Image (obligatoire)

L’image de votre événement sera mise en valeur sur le site fetedelascience.fr. Elle est le 1er élément, avec le titre, qui va attirer l’attention du public. La qualité esthétique et technique est déterminante pour l’internaute indécis, en découverte.

L’équipe de la Fête de la science peut vous accompagner dans le choix de cette image.
Si vous n’avez aucune image à disposition, nous vous invitons à télécharger le logo de la Fête de la science de Sorbonne Universités : lien.

Même si OpenAgenda indique une résolution minimale de 500 pixels de largeur, le site de la Fête de la science national préconise une résolution minimale de 900x600 pixels.

Les formats autorisés sont : jpeg et png.

 

Descriptifs

Titre
Maximum 140 caractères.
Préconisation 60 caractères maximum.

Le titre doit être attractif. Soyez inventif pour attirer l’attention du lecteur.

Conseils :

  • le titre doit donner une idée du contenu tout en restant clair et concis.
    Vous pouvez faire mention à la discipline concernée ou au type d’activité.
    Les jeux de mots peuvent être intéressant mais n’en abusez pas, ils peuvent être contre-productifs ;
  • supprimez tous les termes techniques et de jargon, ou alors utilisez-en un (et un seul) pour attiser la curiosité ;
  • enlevez l’acronyme de votre structure : le public n’en connaît que rarement la signification. Vous pourrez indiquer votre structure dans la case « Organisateur » dédiée à cela. Si vous tenez à l’ajouter au titre, placez-le à la fin.

Exemple :
Plutôt que « Stand de l’ABJ : la phyto-lévitation dans le domaine des co-facteurs environnementaux et primordiaux » (qui n’existe évidemment pas), préférez : « Apprendre à faire voler les plantes en forêt»

Attention : ne pas écrire en majuscule.

Description (courte)

Maximum 200 caractères.
Préconisation : une phrase de longueur moyenne.

Il s’agit d’une introduction, un court résumé qui apparaîtra sur le site fetedelascience.fr. Votre objectif est de donner envie.
Ce texte servira également de base pour le programme papier de la Fête de la science de Sorbonne Universités.

Mots clés (obligatoires)

Cet espace est destiné à ajouter des indications sur votre action. Sa première utilité est de préciser la thématique / discipline : climatologie, robotique, etc. Il est également possible de préciser le type d’action : projection, concours, etc.
En parallèle, nous vous demandons d’ajouter également « Sorbonne Universités » dans la liste.

Exemple : Sorbonne Universités, climatologie, paléontologie, visite guidée

Description longue

Cette zone est limitée à 600 caractères.

En plus de donner envie, vous devez également donner des informations plus détaillées.
Profitez-en pour :

  • présenter vos éventuels « sous-ateliers » ;
  • préciser le niveau nécessaire : pour débutants ou  passionnés du sujet ? ;
  • indiquer l’objectif de l’animation : découvrir le sujet, s’amuser avec les sciences, se poser des questions… ? ;
  • détailler l’emplacement de votre laboratoire pour les visites.

Conseils de rédaction web :

  • Hiérarchiser l’information : aller du synthétique à l’exhaustif.
  • Utilisez au maximum les outils de mise en page mis à votre disposition afin de hiérarchiser les informations (titres sur trois niveaux).
  • Faire court : dans l’idéal, les phrases font entre sept et vingt mots. Privilégier la structure simple sujet + verbe + complément.
  • Écrire lisiblement : éviter les majuscules, qui sont peu lisibles. Préférer les tournures actives qui sont plus dynamiques et plus directes et placer de préférence les compléments en fin de phrase.  Pour ce faire :

    • Ne pas utiliser l’italique
    • Pensez à la liste à puces : elle permet d’aérer le contenu !
    • Attention d’utiliser les majuscules seulement pour les débuts de phrases et noms propres. Écrire un titre ou un texte en majuscule uniquement est proscrit.

Enfin, nous vous incitons à ajouter des liens vers des images (.jpg ou autre) et des vidéos (Youtube) en rapport avec votre action. Les liens seront automatiquement remplacés par l’image ou le lecteur vidéo de Youtube.
Si vous ne savez pas où héberger votre image, contactez-nous à fetedelascience [at] upmc.fr

Conditions

Selon votre cas, inscrivez une des indications suivantes :

  • Gratuit, entrée libre, sur réservation pour les groupes uniquement ;
  • Gratuit, sur réservation ;
  • Gratuit, entrée libre.
Outils d’inscription

Si vous accueillez des groupes scolaires, insérez le lien vers le site de réservation scolaire: fetedelascience.sorbonne-universites.fr/reservation/

Si une procédure de réservation est prévue pour des publics autres que scolaires, nous vous invitons à informer l'équipe de la Fête de la science Sorbonne Universités au préalable.

Accessibilité particulière

Cochez la case. Plusieurs accessibilités possibles apparaissent.

Par défaut, l’ensemble du village des sciences et la majorité des laboratoires du campus Jussieu sont accessibles aux handicapés moteurs.

 

Âge du public ciblé

Sélectionnez les tranches d’âges correspondant au niveau de votre action.

Cette sélection est particulièrement importante pour les actions destinées aux groupes scolaires. Nous vous suggérons le découpage suivant pour les scolaires:

  • Maternelle: 3 à 6 ans
  • Primaire: 6 à 11 ans
  • Collège: 11 à 15 ans
  • Lycée: 15 à 18 ans
  • .

    Si votre activité peut s’adapter en fonction de l’âge, soyez le plus large possible. C’est particulièrement vrai pour des visites de laboratoire qui peuvent être une découverte pour les plus jeunes comme pour les adultes.
    De même, ne sous-estimez pas l’intérêt des adultes pour les formats les plus ludiques. L’émerveillement est une porte d’entrée vers les sciences quel que soit l’âge.

    Attention : la Fête de la science de Sorbonne Universités reçoit habituellement peu de classes de maternelle. Si votre action s’adresse à ce public, informez-en l’équipe de la Fête de la science en amont pour envisager un démarchage spécifique des enseignants.

     

    Animateurs / conférenciers

    Ce champ est particulièrement utile pour les conférences, tables rondes, etc. Dans ce cas, inscrivez le nom des participants, éventuellement accompagnés de leur fonction si c’est pertinent.

    Partenaire(s)

    Indiquez le nom des structures qui portent l’action : laboratoire, association, composante, etc.

    Garantie de la qualité des informations scientifiques

    Nous vous demandons de copier/coller la mentionner ci-dessous :

      Toutes les activités proposées au village des sciences Sorbonne Universités sont conçues, organisées et animées par des chercheurs, des enseignants chercheurs et des étudiants tutorés, issus des établissements membres de Sorbonne Universités: l'UPMC, l'Université Paris-Sorbonne, le MNHN, l'INRIA, l'INSERM et le CNRS.

    Événements liés

    Nous vous chargerons de lier votre événement au "Village des Sciences Sorbonne Universités".

    Lieu

    Choisissez obligatoirement le lieu intitulé « Village des Sciences Sorbonne Universités». Pour le retrouver facilement, vous pouvez commencer par taper « Sorbonne ».
    Cette indication est nécessaire pour permettre à l’équipe de la Fête de la science de Sorbonne Universités de retrouver votre événement et de le valider pour permettre sa publication.

    Si votre action a lieu hors du campus, rapprochez-vous de l’équipe de la Fête de la science.

    Horaires

    Soyez attentifs à n’ajouter des créneaux que sur la période de la Fête de la science de Sorbonne Universités : entre le 12 et le 15 octobre 2017. Le village des sciences sera accessible au public de 10h à 18h du 13 au 15 octobre 2017.
    De plus, aucun événement ne pourra être validé si il se déroule hors des dates nationales de la Fête de la science : du 7 au 15 octobre 2017.

    Et après ?

    Si vous estimez que votre fiche événement est encore à compléter, prévenez l’équipe de la Fête de la science afin d’éviter que votre action soit publiée telle quelle.

    A l’inverse, si votre événement n’est pas publié sous une semaine sans explication apparente, rapprochez-vous de l’équipe de la Fête de la science ; votre événement est peut-être passé entre les mailles du filet.