26/06/2019

Etape 3 : inscrire les actions scolaires sur le site de réservation

Le site de réservation pour les actions destinées aux scolaires est en ligne.

Il est disponible à l’adresse suivante : fetedelascience.sorbonne-universite.fr

Attention, il ne concerne que les actions qui nécessitent une réservation pour les groupes.

L’ensemble des actions du village des sciences de Sorbonne Universités est disponible sur le site national http://www.fetedelascience.fr.

Pour vous aider à enregistrer vos actions scolaires et leurs créneaux, suivez le guide ci-dessous ou téléchargez le ci-contre.

COMPTE PORTEUR.E.S DE PROJETS

Créer un compte

Si vous avez déjà créé un compte sur notre site, nous vous invitons à passer directement à l’étape suivante.
Pour créer un compte vous pouvez vous diriger en haut à droite ou directement sur la page d’accueil au niveau de l’encadré « Porteur·e·s de projet »

Attention : Tous les champs sont obligatoires.

Vous recevrez un mail de confirmation afin de valider votre compte « Porteur·e·s· de projet. Une fois validation faite, votre compte sera actif.

Connexion

Connectez-vous pour créer vos actions. Pour cela accédez à la rubrique « Connexion » en haut à droit ou dès l’encadré « Porteur·e·s de projet ». Si vous ne vous rappelez plus de votre mot de passe, une procédure est prévue pour en générer un nouveau. Pour cela, vous devez indiquer votre adresse mail après avoir cliqué sur « Mot de passe oublié ».

LES RÈGLES D’OR-GANISATION DES VISITES SCOLAIRES


ATTENTION : Afin de permettre au plus grand nombre d’enseignant·e·s de réserver les visites et les activités proposées lors de la Fête de la Sciences Sorbonne Université, nous vous prions de bien respecter les règles suivantes.

1.    RÈGLE DE LA CLASSE ENTIÈRE
Notez que l’unité de réservation est en classe entière. Soit par défaut, 30 élèves.
     Si vous ne pouvez pas accueillir de classe entière, veuillez-nous le signaler (un tiers de classe, une demie classe…).
    Nous recueillerons toutes les demandes de façon à pouvoir regrouper votre action avec une autre et ainsi accueillir une classe entière. 

2.    RÈGLE DU DÉBUT DE L’HEURE ENTIÈRE
Les activités doivent impérativement débuter à Xh00, et un créneau correspond à 1H entière. Vous pouvez créer des créneaux de 2H, 3H mais jamais en demie, ni quart d’heure.
Exemple : Jeudi 10/10/19, 9h-11h : OK ; Jeudi 10/10/19, 10h30-11h30 : PAS OK
Cela permet de simplifier la venue des groupes et faciliter les transitions entre les activités.

Création d’une action

Créer une action

Pour créer une action, vous devez cliquer sur « MENU » puis « CRÉER UNE ACTION »

  • Titre : le titre de votre action doit être identique à celui renseigné dans l’Open Agenda pour les scolaires.
  • Lieu : Attention cette année, différents sites de Sorbonne Université seront ouverts aux publics. Veuillez faire attention et sélectionner l’adresse correspondante. L’adresse indiquée sera bien visible dans la fiche action que vous aurez créé. N.B : Faculté des Sciences Sorbonne Université = Campus Pierre et Marie Curie de Jussieu
  • Description : tout comme pour l’Open Agenda, la description doit être attractive, n’oubliez pas que les activités sont destinées aux scolaires.
  • Lien internet : le lien internet permet aux enseignants et accompagnants de groupes scolaires de prendre connaissances de vos activités et d’identifier qui vous êtes. Vous devez renseigner votre site sous le format www.monsite.fr. Si vous n’avez pas de site internet, indiquez celui de Sorbonne Université : www.sorbonne-universite.fr
  • Email : indiquez une adresse email que vous consultez de manière régulière afin d’être joignable en cas d’annulation ou autres imprévus.
  • Niveaux scolaires : veillez à bien identifier tous les niveaux de scolarité qui peuvent participer aux activités que vous proposez. N.B : La Fête de la Science de Sorbonne Université reçoit habituellement peu de classes de maternelle. Si votre action s’adresse à ce public, informez-en l’équipe de la Fête de la Science en amont pour envisager un démarchage spécifique des enseignant·e·s.
  • Image : afin de rendre votre fiche action la plus claire possible, nous vous conseillons une image format paysage. Attention, seules les images au format JPEG (.jpg) et PNG (.png) sont acceptées.

Création des créneaux (jour par jour)

Vous devez désormais choisir les créneaux que vous souhaitez rendre accessible aux scolaires.
 
Pour cela, vous choisissez :
-    Le jour de la visite
-    Les créneaux horaires des visites
Puis cliquez sur « Enregistrer ce créneau ».
Vous devez renouveler cette étape pour chaque jour où vous souhaitez effectuer des créneaux pour les visites.

N.B : Si vous souhaitez mettre en place plus de 4 créneaux sur la même journée, il faut recommencer la procédure en sélectionnant la même date, mais des horaires différents.

Vous pourrez facilement modifier et rajouter d’autres créneaux par la suite.

Gérer son action – vos actions

Lorsque vous aurez créé toutes vos actions, la rubrique « vos actions » vous permettra de gérer les fiches actions proposées aux enseignants.
 
Cette rubrique vous permettra de :
-    Modifier votre action    
-    Dupliquer votre action : fonction utile pour reconduire une action d’une année à une autre.
-    Supprimer votre action  
-    D’ajouter un créneau à votre action

Vous avez la possibilité de réserver vous-même un créneau pour un groupe scolaire que vous connaissez d’avance.
Pour cela, cliquez sur « réservation » et renseignez l’email de l’enseignant·e ainsi que le nom de l’établissement et le niveau scolaire du groupe.
Toutefois, nous vous conseillons plutôt d’inviter l’enseignant·e à venir s’inscrire directement sur le site afin d’effectuer sa propre réservation.

Aperçu de son action : voir la fiche de son action.

Vous avez la possibilité de consulter la fiche de votre action.
Cette fiche vous permet de visualiser l’action telle que les autres utilisateur·ice·s la verront depuis leur propre compte.

Publication de l’action

Nous vous prions de ne pas publier l’action, la fiche sera publiée après validation par l’équipe de la Fête de la Science Sorbonne Université.

Les réservations (à partir du 9 septembre 2019)

Validation d’une action

Attention, une fois qu’un groupe aura réservé un créneau horaire pour une activité, vous recevrez une copie du mail envoyé à l’enseignant.

Afin de confirmer la réservation, vous devez consulter vos actions puis cliquer sur   puis 
Si vous ne procédez pas à cette étape, la réservation ne sera pas effective !

Exporter vos réservations

Afin de mieux organiser les différentes visites, vous avez la possibilité d’exporter les réservations des de vos activités en tableau Excel.  

Contact avec le groupe scolaire

N’hésitez pas à contacter l’accompagnant.e du groupe scolaire et à le ou la tenir au courant des modifications possibles.
De la même, si un point d’accueil est prévu, indiquez-le directement sur la fiche ou contacter la personne.

En cas de problème

En cas de problème n’hésitez pas à contacter l’équipe de la Fête de la Science :

Par mail : fetedelascience@sorbonne-universite.fr               Par téléphone : 01 44 27 91 57

Chargé de mission Science et Société 
Pierre Chirsen, pierre.chirsen@sorbonne-universite.fr               

Chargé·e·s de projet de la Fête de la Science
Léa Kengue Moutimba, lea.kengue_moutimba@sorbonne-universite.fr
Matthieu Rusterholtz, matthieu.rusterholtz@sorbonne-universite.fr