21/06/2017

Etape 3 : inscrire les actions destinées aux scolaires sur le site de réservation

Le site de réservation pour les actions destinées aux scolaires est en ligne.

Il est disponible à l’adresse suivante : fetedelascience.sorbonne-universites.fr/reservation/

Attention, il ne concerne que les actions qui nécessitent une réservation pour les groupes.

L’ensemble des actions du village des sciences de Sorbonne Universités est disponible sur le site d’information public http://fetedelascience.sorbonne-universites.fr/programme et sur le site national http://www.fetedelascience.fr.

Nouveauté 2 : Unité de temps
Les créneaux ne peuvent commencer ou se finir qu’à heure fixe. Par conséquent, vos actions ne peuvent durer qu’une, deux, trois heures ou plus. Ce temps inclut l’accueil, la répartition des groupe et l’installation dans les différents ateliers. Si votre activité a une durée différente, vous pouvez la compléter par un temps d’échanges avec les élèves ou la compléter avec une autre de vos activités.

1/ Créer un profil

Si vous avez déjà créé un profil en 2014, 2015 ou en 2016, il reste utilisable. Passez directement à l’étape 2.

Vous devez créer un profil « Porteur de projet » pour saisir vos actions.

Sur la page d’accueil, en haut à droite, cliquez sur Créer un nouveau profil.
Choisissez bien le profil « Porteur de projet » et non pas « Enseignant ».

  • Renseignez les champs qui vous sont demandés.
  • Cliquez sur « Créer un compte » : un mail vous est envoyé avec un lien permettant de valider votre inscription.

Remarque : une action ne peut être gérée que par un seul profil. Cependant, vous pourrez indiquer une adresse courriel de contact différente pour chaque activité proposée.

2/ Se connecter

Saisissez votre email et votre mot de passe.

Si vous cochez la case « Se rappeler de moi ? » vous n’aurez normalement plus à saisir vos identifiants sur votre session de travail (à éviter pour un ordinateur partagé entre plusieurs utilisateurs).

Une procédure est prévue en cas d’oubli de mot de passe, pour en générer un nouveau. Pour cela, cliquez sur « Mot de passe oublié ».

3/ Créer une page action

Vous devez créer une page action pour chaque activité ou ensemble d’activités que vous proposez aux groupes scolaires.

Dans le menu, cliquez sur « Créer une action » au sein de l’onglet « Action porteur ».

Remplissez le formulaire (les champs marqués d’un * sont obligatoires).

  • Titre : tel qu’il apparaîtra. Autant que possible, il est conseillé de reprendre le titre de votre fiche sur le site http://openagenda.com/fetedelascience.
  • Disciplines : cochez les disciplines concernées. N’hésitez pas à sélectionner plusieurs disciplines.
  • Description : entrez la description de votre action pour des enseignants.
    Conseil : détaillez le contenu et le déroulement des activités proposées afin de permettre à l’enseignant d’avoir une représentation précise de l’action.
    Idée : vous pouvez vous appuyer sur le descriptif de votre action présente sur le site http://openagenda.com/fetedelascience.
  • Lien : non obligatoire, cela vous permet de mettre un lien vers votre laboratoire ou vers une page descriptive de l’action qui existerait ailleurs.
    Par défaut, vous pouvez mettre le lien vers votre fiche déjà présente sur le site de la Fête de la science (http://www.fetedelascience.fr/).
  • Nombre maximal par créneau : Il s’agit du nombre maximal de classes que vous pouvez accepter simultanément dans le créneau. Une classe représente environ 30 personnes. Si vous inscrivez « 1 » dans la case « nombre maximal de classe » vous aurez jusqu’à 30 élèves
    Ce chiffre sera reporté par défaut lors de la création des créneaux horaires mais il est modifiable à chaque fois pour chaque créneau. Voir la nouveauté 1.
  • Email de contact : cette adresse est visible par le public. Vous recevrez les demandes d’inscription sur cette adresse. Elle peut être différente du vôtre : il peut s’agir d’une adresse générique, de celle d’un collègue, etc.
  • Niveau scolaire : cochez ceux qui vous semblent les mieux adaptés à  votre action.
  • Téléchargement d'une image : non obligatoire, mais agrémente visuellement. Si vous n’en mettez pas, le logo de la Fête de la science Sorbonne Universités s’affichera par défaut.
    Format : JPG, en format carré de préférence, et nous vous conseillons de ne pas dépasser 400x400 pixels de large.
  • Action accessible sans réservation : en cochant cette case, vous ne pouvez pas enregistrer de créneaux.

Cliquez sur « Enregistrer votre action »

Remarque : une fois votre action publiée, la supprimer devient problématique, car vous pouvez avoir des personnes inscrites, qu’il faut alors prévenir individuellement. Si vous devez absolument supprimer une action, merci de nous contacter.

Avant la publication, l’action n’est pas visible sur le site et cela vous permet de la modifier jusqu’à ce que vous en soyez satisfait.

4/ Créer des créneaux

Immédiatement après avoir créé votre page action, le site vous propose de saisir vos créneaux horaires.

Vous pourrez aussi créer des créneaux supplémentaires en cliquant sur « Ajouter un créneau » depuis la page « Mes actions » (onglet « Actions porteur »).

Attention: jeudi et vendredi : ne pas mettre de créneau avant 9h. / samedi : ne pas mettre de créneau avant 10h, le campus jussieu ne sera pas ouvert.

Sélectionnez le jour, l’heure de début et l’heure de fin.

L’heure de début et l’heure de fin ne peuvent être que des heures pleines. Voir la nouveauté 2.
On ne peut modifier le nombre de classes qu’après avoir enregistré les créneaux. Donc depuis la page « vos actions » en allant sur « modifier », il est possible de modifier le nombre maximum de classes pour ces créneaux.

Vous pouvez en saisir jusqu’à 4 à la fois pour le même jour et le même nombre maximal de classes.
Depuis la page « Vos actions », vous pouvez ajouter plus de créneaux, en créer à un autre jour ou avec une jauge différente en cliquant sur « Ajouter un créneau ».

Exemple : Si j’ai 3 créneaux : vendredi 9h-11h, vendredi 14h-16h, samedi 9h-11h, je saisis ceux du vendredi, j’enregistre ces créneaux, et je fais « Ajouter des créneaux »pour saisir celui de samedi.

Vous retournez alors automatiquement sur votre page « Vos actions », où votre action s’affiche. Vous pouvez la modifier, ajouter un créneau horaire ou encore obtenir une prévisualisation à l’écran.

Remarque : vous devez saisir au moins un créneau horaire pour pouvoir publier votre page action.

Vérifiez bien que vos créneaux ne se chevauchent pas, le logiciel ne vérifie pas cela.

En cas d’erreur vous pourrez supprimer un créneau dans « Mes actions ». Attention, si des réservations sont attachées à ce créneau, vous devez impérativement contacter les enseignants concernés.

Astuce : pour les utilisateurs du site en 2014, 2015 ou 2016, vos actions sont sauvegardées (mais dépubliées) et accessibles depuis votre profil (« Mes actions »). Vous pouvez modifier une ancienne action ou la dupliquer pour la publier à nouveau.

Veillez bien à modifier tous les éléments et/ou les mettre à jour, à remettre une image, à rajouter des créneaux et enfin à republier.

5/ Valider

Cliquez sur « Voir la fiche » pour obtenir une prévisualisation. Après les modifications éventuelles, cliquez sur « Publier une action ».

L’action est instantanément publiée sur le site et apparaît alors dans la liste visible publiquement. Cependant, les réservations ne seront possibles pour les enseignants qu’à partir du 11 septembre 2017.

6/ En cas de problème

Pour tout problème lié à ce site, vous pouvez contacter

Organisation
fetedelascience@upmc.fr / 01 44 27 91 57

Technique
Olivier Fried – olivier.fried@upmc.fr
Pierre Chirsen – pierre.chirsen@upmc.fr
Maëva Baron – maeva.baron@upmc.fr
Ludovic Faure – ludovic.faure@upmc.fr