23/05/2019

Etape 2 : inscription de votre action sur OpenAgenda

Si vous avez déjà créé votre compte sur Open Agenda, vous pouvez créer la fiche de votre action.

ÉTAPE 2 : INSCRIPTION DE VOTRE PROJET SUR L’OPENAGENDA

Tout d’abord, assurez-vous d’avoir réuni toutes les informations nécessaires sur votre/vos action(s).

Liste des informations principales nécessaires (par ordre d’apparition dans le formulaire) :

  • Les thématiques / disciplines concernées,
  • Les publics : scolaire ou non, tranches d’âges,
  • Le type d’animation (atelier, animation, conférence, etc.),
  • Un titre accrocheur et court,
  • Un descriptif court et un descriptif « long »,
  • Des mots-clefs,
  • Les jours et les horaires,
  • Une image (obligatoire),
  • Les conditions d’accès et modalités de réservation le cas échéant.

Plus de détails dans la suite du document.

NB : Si votre action est à destination des publics scolaires et du grand public, créez d’abord une action pour les publics scolaires. A la fin de la procédure (cf partie 3. Confirmation) vous pourrez dupliquer l’action et modifier certains champs qui ne seront plus pertinents pour le grand public.

Si vous avez des difficultés à déterminer ces informations, n'hésitez pas à joindre votre interlocuteur/rice de la Fête de la Science ou l'ensemble de l'équipe sur fetedelascience@sorbonne-universite.fr, ou au 01 44 27 91 57.

Pour être guidé pas à pas dans la création de votre évènement Fête de la Science :

Connectez-vous à l’OpenAgenda de la Fête de la Science si ce n’est pas déjà fait. Il se trouve à cette adresse : https://openagenda.com/fetedelascience2019_idf?oaq%5Bpassed%5D=1&oaq%5Border%5D=latest (lien pour se connecter en haut à droite).

Si vous n'avez pas encore de compte sur cette plateforme, rendez-vous ici (étape 1).

Une fois connecté, votre unique action est de cliquer sur « Ajouter un évènement » sous l’agenda « Fête de la Science 2019 en Ile-de-France » 


 

1.    Fiche membre


Complétez les informations sur votre compte, dont :

·         Organisation : indiquez votre structure (laboratoire, association, UFR, labex, etc…)

·         Prénom Nom : du Porteur de Projet

·         Fonction : indiquez la fonction du porteur de projet au sein de son organisation

Validez pour accéder au formulaire de création de l’événement.

2.    Mon événement

Comment remplir parfaitement sa fiche événement ?

NB : L’ensemble de ces éléments sont susceptibles d’être modifiés par l’équipe de la Fête de la Science avant d’être validés afin d’assurer l’harmonisation des différentes propositions d’actions. De plus, certaines informations renseignées sur l’OpenAgenda seront également publiées dans le programme papier.

Voici des indications pour remplir au mieux les différents champs du formulaire. les champs suivis de * sont obligatoires.

1)    Intervenant

Ce champ est particulièrement utile pour les conférences, tables rondes, etc. Dans ce cas, inscrivez le nom des participant·e·s, éventuellement accompagné de leur fonction si cela est pertinent.

2)    Organisateur

Indiquez votre structure.

3)    Partenaire(s)

Signalez le nom des autres structures et collaborateur·trice·s qui portent l’action avec vous (laboratoire, association, composante, etc.) et Sorbonne Université.

4)    Comment garantissez-vous la qualité des informations scientifiques abordées ?

NB : Nous vous proposons de copier/coller la mention ci-dessous :

Toutes les activités proposées à la Fête de la Science Sorbonne Université sont conçues, organisées et animées par des chercheur·e·s, des enseignant·e·s-chercheur·e·s et des étudiant·e·s tutoré·e·s, issu·e·s de Sorbonne Université.

5)    Liste des unités de recherche impliquées à l’événement

Indiquez le label numéro, l'intitulé et la ville de chaque unité. Si vous ne possédez pas cette information, ajoutez : Sorbonne Université.

6)    Thématique *

! Plusieurs réponses possibles !

Sélectionnez la/les discipline(s) concernée(s) par votre action. Dans le doute, vous pouvez cocher toutes les thématiques qui vous semblent correspondre.

Assurez-vous de cocher au moins une des thématiques suivantes :

  • Sciences de la vie et de la santé ;
  • Sciences exactes (maths, physique, chimie) ;
  • Sciences de l’environnement (agronomie, écologie, développement durable) ;
  • Sciences de la Terre et de l’univers, de l’espace ;
  • Sciences numérique ;
  • Sciences humaines et sociales ;
  • Sciences de l’ingénieur.

7)    Orientation et axes transversaux*

! Plusieurs réponses possibles !

NB : réponse obligatoire si votre action se situe dans « orientation régionale » ou « égalité femmes/hommes ».

Sélectionnez la/les orientations correspondant à votre action :

  • Orientation nationale : ne pas cocher
  • Orientation régionale : à cocher si votre action a pour thème « les mesures en science »
  • Egalité femmes / hommes
  • Changement climatique et développement durable
  • Europe & international
  • Histoire des sciences et des techniques
  • Enjeux de société, débat & controverses
  • Culture technique, industrielle et innovation
  • Projets de médiation innovante :

8)    Publics concernés

! Plusieurs réponses possibles !

Sélectionnez les tranches d’âges correspondant au niveau de votre action.

Cette sélection est particulièrement importante pour les actions destinées aux groupes scolaires.

Le découpage proposé sur OpenAgenda est fait par niveaux scolaires mais propose aussi des choix plus larges pour les autres publics.

Votre choix apparaitra sur le programme papier de la Fête de la Science Sorbonne Université. Nous vous recommandons donc de cocher les cases « familles » et « séniors » systématiquement et à minima une case contenant une tranche d’âge :

  • Maternelle (3-6 ans)
  • Primaire (6-10 ans)
  • Collège (11-15 ans)
  • Lycée (15-18 ans)
  • Etudiants (18-25 ans)
  • Familles
  • Seniors

Si vous proposez des animations réservées aux scolaires la semaine, pensez à cocher la case « scolaires » dans « public spécifique » (cf. point 10).

Si votre activité peut s'adapter en fonction de l'âge, soyez le plus large possible. C'est particulièrement vrai pour des visites de laboratoire qui peuvent être une découverte pour les enfants comme pour les adultes, ainsi que pour certaines activités qui s'adaptent très bien à un public familial. De même, ne sous-estimez pas l'intérêt des adultes pour les formats plus ludiques. L'émerveillement est une porte d'entrée vers les sciences quel que soit l'âge.

NB : la Fête de la Science de Sorbonne Université reçoit habituellement peu de classes de maternelle. Si votre action s’adresse à ce public, informez-en l’équipe de la Fête de la Science en amont pour envisager un démarchage spécifique des enseignants.

9) Inscription nécessaire ? *

 ·        Pour les scolaires, l’inscription est systématiquement nécessaire et se fait via le site de réservation, spécifié dans « outil d’inscription » (cf. point 24).

·         Si votre évènement requiert également un système d’inscription pour le grand public, spécifiez-le aussi dans sa description.

10) Public spécifique

RAPPEL : Si un même événement comporte des horaires différents pour les scolaires et le grand public, dupliquez votre événement afin de créer un événement à destination des scolaires uniquement et un événement à destination du grand public uniquement.

! Pour les publics scolaires uniquement !

11)  Reconduction

Vous pouvez préciser s’il s’agit d’une activité proposée lors de l’édition 2018 ou d’un projet inédit.

12)  Type d’animation

! Un seul choix possible !

Pour ce qui concerne la Fête de la Science Sorbonne Université, vous devez choisir uniquement parmi les « évènements ponctuels » qui vous sont proposés :

  • Atelier : Expérience, présentation ludique, échanges dynamiques, rallye … Ce format souvent court et informel trouve sa place sur le Village des sciences (stand) ou dans des salles du campus.
  • Exposition : images, objets, cartes à montrer au public dans un espace dédié.
  • Jeu : faire jouer le public pour lui permettre d’appréhender le monde scientifique : une démarche ludique et pédagogique à la fois (ex : escape game).
  • Conférence
  • Rencontre / débat : Table ronde, ciné-débat, café des sciences, café philo, … Toutes les présentations devant un public désireux d’interagir avec vous.
  • Spectacle
  • Visite : pour les visites organisées dans vos laboratoires ou simples portes ouvertes.

NB : vous ne devez pas cocher les cases « évènement d’envergure :

  • Village des sciences
  • Parcours scientifique
  • Salon
  • Festival

Ces propositions sont peu susceptibles de correspondre à votre animation.

Cas particuliers :

Je propose des ateliers dans mon laboratoire, que dois-je indiquer ?

Votre action est à mi-chemin entre ateliers et visites de laboratoires.
Notre préconisation :

  • Si vous créez une fiche événement pour chacun des ateliers au sein de votre laboratoire, indiquez « Atelier » à chaque fois ;
    Remarque : si, en plus des ateliers, vous proposez aux visiteurs de visiter librement ou avec un guide des salles de votre laboratoire, vous pouvez tout à fait créer un événement supplémentaire de type « Visite ».
  • Si vous créez une seule fiche pour l’ensemble des actions qui auront lieu dans votre laboratoire, indiquez « Visite ».

Je propose une exposition ET des animations sur mon stand, que dois-je indiquer ?

Votre action est à mi-chemin entre exposition et atelier.
Notre préconisation :

  • Si votre exposition a lieu au sein du village, indiquez « Atelier ». Votre interaction avec les visiteurs autour de l’exposition est une forme d’animation.

Je ne sais pas quel type d’animation choisir pour mon action, que faire ?

Vous pouvez consulter nos préconisations pour les cas particuliers les plus courants. Si votre cas n’y figure pas, rapprochez-vous de votre interlocuteur/ice au sein de l’équipe de la Fête de la Science de Sorbonne Université ou contactez-nous (fetedelascience@sorbonne-universite.fr).

13)  Evénements liés *

NB : Tous les évènements Fête de la Science Sorbonne Université doivent être liés au « Village des Sciences Sorbonne Université », même s’ils n’ont pas lieu sur le campus Pierre et Marie Curie.

Vous pouvez spécifier le lieu de votre évènement dans le champ « lieu » (cf. point 20). Cette indication est nécessaire pour permettre à l’équipe de la Fête de la Science de Sorbonne Université de retrouver votre événement et de le valider pour permettre sa publication.

Nous vous chargeons de lier votre événement au "Village des Sciences Sorbonne Université".

14)    Langue de saisie

Tout le contenu doit être saisi en français.

15)  Titre *

Maximum 140 caractères.
Préconisation 60 caractères maximum.

Le titre doit être attractif. Soyez inventif pour attirer l’attention du lecteur.

Conseils :

  • Le titre doit donner une idée du contenu tout en restant clair et concis.
  • Vous pouvez faire mention à la discipline concernée ou au type d’activité.
  • Les jeux de mots peuvent être intéressant mais n’en abusez pas, ils peuvent être contre-productifs ;
  • Supprimez tous les termes techniques et de jargon, ou alors utilisez-en un (et un seul) pour attiser la curiosité ;
  • Enlevez l’acronyme de votre structure : le public n’en connaît que rarement la signification. Vous pourrez indiquer votre structure dans la case « Organisateur » dédiée à cela. Si vous tenez à l’ajouter au titre, placez-le à la fin.

NB : Ne pas écrire en majuscule. Ne pas utiliser de guillemets.

Exemple: Plutôt que "Stand de l'ABJ : la phyto-lévitation dans le domaine des co-facteurs environnementaux et primordiaux", préférez : "Apprendre à faire voler les plantes en forêt".

16)  Description courte *

Maximum 200 caractères.

C’est le pitch de votre action, un court résumé qui doit susciter l’intérêt du public pour votre activité.  

Préconisation : une phrase de longueur moyenne.

Pour cette brève description, nous prodiguons les mêmes conseils que pour le titre.

Cette courte description apparaîtra sur le site fetedelascience.fr. Ce texte servira également de base pour le programme papier de la Fête de la Science de Sorbonne Université.

17)  Description longue

Cette zone est limitée à 10000 caractères.

Après avoir éveillé l’intérêt du visiteur, vous devez également lui donner des informations plus détaillées.

Profitez-en pour :

  • Présenter vos éventuels « sous-ateliers » ;
  • Préciser le niveau nécessaire : pour débutants ou passionnés du sujet ? ;
  • Indiquer l’objectif de l’animation : découvrir le sujet, s’amuser avec les sciences, se poser des questions… ? ;
  • Détailler l’emplacement de votre laboratoire pour les visites ;
  • En cas d’inscription nécessaire, quelles en sont les modalités.

NB : 10000 caractères c'est beaucoup ; n'écrivez pas un roman au risque de faire fuir le·la visiteur·euse.

Conseils de rédaction web :

  • Hiérarchiser l’information : aller du synthétique à l’exhaustif.
  • Utiliser au maximum les outils de mise en page à votre disposition afin de hiérarchiser les informations (titres sur trois niveaux).
  • Faire court : dans l’idéal, les phrases font entre sept et vingt mots. Privilégier la structure simple sujet + verbe + complément.
  • Écrire lisiblement :
    • Utiliser les majuscules seulement pour les débuts de phrases et noms propres.
    • Écrire un titre ou un texte en majuscule uniquement est proscrit.
    • Préférer les tournures actives qui sont plus dynamiques et plus directes.
    • Placer de préférence les compléments en fin de phrase
    • Ne pas utiliser l’italique
    • Penser à la liste à puces : elle permet d’aérer le contenu !

Enfin, nous vous incitons à ajouter des liens vers des images (.jpg ou autre) et des vidéos (Youtube) ou des sites web en rapport avec votre action. Les liens seront automatiquement remplacés par l’image ou le lecteur vidéo de Youtube. 
Si vous ne savez pas où héberger votre image, contactez-nous à fetedelascience@sorbonne-universite.fr

18)  Mots-clés *

Cet espace est destiné à ajouter des indications sur votre action. Sa première utilité est de préciser la thématique/discipline : climatologie, robotique, linguistique, etc. Il est également ^possible de préciser le type d'action :projection, concours, etc. Séparez vos mots-clés avec une virgule afin de les valider.

NB : Nous vous demandons d’ajouter également « Sorbonne Université » dans la liste.

Exemple : Sorbonne Université, climatologie, paléontologie, visite guidée.

19)  Horaires *

Soyez attentifs à n’ajouter des créneaux que sur la période de la Fête de la Science de Sorbonne Université : entre le 8 et le 13 octobre 2019.

Le village des sciences sera accessible aux scolaires de 9h à 18h le vendredi 11, au grand public de 10h à 18h le samedi 12 octobre, et de 12h à 18h le dimanche 13 octobre 2019.

NB : Aucun événement ne pourra être validé s'il se déroule en dehors des dates nationales de la Fête de la Science : du 5 au 13 octobre 2019.

20)  Lieu *

Choisissez le lieu intitulé :

  • « Village des Sciences Sorbonne Université », si votre évènement se déroule sur le campus Pierre et Marie Curie.
  • « Faculté de Médecine Sorbonne Université », si votre évènement se déroule sur le site de la Pitié-Salpêtrière.

Pour retrouver facilement ces lieux, tapez « Sorbonne » dans le champ et choisissez parmi les suggestions. Si le lieu de votre action n’apparaît pas dans la liste ci-dessus, rapprochez-vous de l’équipe de la Fête de la Science.

21)  Image de l’événement *

L’image de votre événement sera mise en valeur sur le site fetedelascience.fr. C’est le 1er élément, avec le titre, qui va attirer l’attention du public. La qualité esthétique et technique est déterminante pour l’internaute indécis ou en découverte.

L’équipe de la Fête de la Science peut vous accompagner dans le choix de cette image. 
Si vous n’avez aucune image à disposition, nous vous invitons à contacter l’équipe de la Fête de la Science pour vous aider à trouver un visuel.

Même si OpenAgenda indique une résolution minimale de 300 pixels de largeur, le site de la Fête de la Science national préconise une résolution minimale de 900x600 pixels.

Les formats autorisés sont : .jpg, .bmp, .jpeg, ou .png.

NB : Pensez à remplir la partie « crédits de l’image ».

22)  Condition de participation, tarifs

Selon votre cas, inscrivez une des indications suivantes :

  • Gratuit, entrée libre ;
  • Gratuit, entrée libre, sur réservation pour les groupes uniquement, (mention obligatoire pour les actions scolaires)
  • Gratuit, sur réservation.

23)  Age du public ciblé

Champ à remplir si vous voulez précisez le public concerné par votre action.

24)  Outils d’inscription

  • Vous accueillez des groupes scolaires : insérez le lien vers le site de réservation scolaire : fetedelascience.sorbonne-universite.fr
  • Si une procédure de réservation est prévue pour des publics autres que scolaires, nous vous invitons à informer l'équipe de la Fête de la Science Sorbonne Université au préalable.

25)  Accessibilité particulière

Cochez la case : plusieurs accessibilités possibles apparaissent.

Par défaut, l’ensemble du village des sciences et la majorité des laboratoires du campus Pierre et Marie Curie sont accessibles aux handicapés moteurs.

26)  Après avoir renseignez toutes vos informations, terminez en cliquant sur « Créer l’événement »


3.     Confirmation


! Si votre action concerne les publics scolaires et le tout public, pensez à dupliquer votre action scolaire pour créer une action tout public et vérifiez les informations des champs suivants :

9) Inscription nécessaire ? Non, sauf si votre action tout public nécessite aussi une réservation.

10) Publics spécifique : Ne pas cocher la case

19) Horaires et dates

Tout public :

  • Samedi 12 octobre, de 10h à 18h,
  • Dimanche 13 octobre, de 12h à 18h

22) Condition de participation, tarifs :

Selon votre cas, inscrivez une des indications suivantes :

  • Gratuit, entrée libre ;
  • Gratuit, entrée libre, sur réservation pour les groupes uniquement,
  • Gratuit, sur réservation.

24) Outils d’inscription

Supprimer le lien vers le site de réservation scolaire.

Si votre action grand public nécessite une réservation, elle s’effectuera directement sur le Village des Sciences.

ÉTAPE 3 : VALIDATION DE L’ENREGISTREMENT

L’équipe de la Fête de la Science vérifie toutes les entrées sur l’interface OpenAgenda de la Fête de la Science, et soumet à publication les évènements dûment remplis lorsque ceux-ci répondent aux consignes énoncées ci-dessus.

Date limite pour renseigner vos évènements sur l’OpenAgenda : dimanche 23 juin 2019